Vous en avez entendu parler, à compter du 1er janvier 2018, restaurateurs (et commerçants) assujettis à la TVA, doivent utiliser un logiciel ou système de caisse enregistreuse sécurisé pour leurs encaissements. Non respectée, cette nouvelle législation entrainera de fortes pénalités en cas de contrôle. Voici un guide pour la mise aux normes ou le choix de votre prochain système de caisse enregistreuse.
Nouvelles normes pour les caisses enregistreuses des restaurants
Dès le 1er janvier prochain, les logiciels et systèmes de caisse doivent répondre à trois conditions dictées par l’État :
- inaltérabilité
- sécurisation
- conservation et archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.
Votre système ou logiciel de caisse devra pouvoir :
- enregistrer et tracer toute transaction et toute modification des données
- fournir tous les duplicata des tickets de caisse des 6 dernières années (à compter de janvier 2018)
- permettre la consultation et le suivi de chaque action menée sur la caisse.
La volonté du gouvernement est d’éviter la fraude fiscale ou la dissimulation de recettes. Toutes les transactions et opérations de caisse devront donc être tracées.
Pour montrer que votre système est aux normes, vous devrez disposer, lors d’un éventuel contrôle de l’administration:
- d’une attestation individuelle de l’éditeur de caisse, conforme au modèle fixé par l’administration. Cette attestation est à demander à votre fournisseur de caisse
ou
- d’un logiciel ou système de caisse enregistreuse certifié par un organisme accrédité. Deux certifications vous assurent que votre système ou logiciel répond aux normes :
- La certification LNE délivrée à l’éditeur par le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE). Ce certificat complète ou remplace l’attestation individuelle de l’éditeur.
- La certification NF525 délivrée par l’AFNOR.
Votre système ou logiciel de caisse sera-t-il en conformité avec cette nouvelle loi ?
Pour le savoir, c’est très simple :
- S’il ne vous a pas encore communiqué l’information, renseignez-vous auprès de votre fournisseur actuel quant à la certification de votre logiciel de caisse et si celui-ci nécessite une mise à jour
- Si vous ne pouvez obtenir ni certification, ni attestation individuelle, vous devrez vous procurer un nouveau logiciel certifié et homologué.
Guestonline travaille en partenariat avec des logiciels de caisses enregistreuses certifiés. En voici la liste. En outre, ces logiciels peuvent être couplés avec le logiciel de gestion des réservations de Guestonline. Cela vous permet d’établir des connexions entre vos outils et de croiser les données recueillies comme par exemple enregistrer le montant dépensé par votre client dans son historique.
N’hésitez pas à contacter nos caisses partenaires ou à nous contacter :
- Lightspeed
- Cashpad,
- L’Addition,
- Tiller, en savoir plus sur les obligations NF525,
- Sequoiasoft
Les sanctions encourues en cas de non-respect de la législation sur les caisses enregistreuses
- Le défaut de certificat ou d’attestation est passible de 7500€ par système de caisse avec obligation de mise en conformité sous 60 jours.
- La production d’un faux est passible de 45 000€ d’amende pénale
Les contrôles pourront être opérés à tout moment et notamment pendant vos heures de service. Outre le certificat ou attestation de conformité de votre système de caisse, vous devrez notamment fournir vos Z de caisse quotidiens, les copies des tickets de caisse des derniers 6 ans et les bandes de caisse.
