Comment gérer un grand nombre de couverts ?

Temps de lecture estimé : 4 minutes

Utiliser un outil numérique est une nécessité pour gérer un grand nombre de couverts. Rencontre avec Marlène, directrice commerciale du groupe Food Connection. 

La Food Connection est une entreprise toulousaine en plein essor. Après les trois restaurants « Alimentation », le bar « Les Boulistes », et la guinguette « Canaille Club », leur petit dernier, le restaurant « Dumbo », vient de sortir de terre. 

Mais petit, ici, n’est pas synonyme de son volume. Ce sont 280 personnes qui peuvent y manger en simultané. Et si on rajoute les 1400 couverts du voisin Canaille Club, il n’y a pas photo. Sur la scène européenne des grosses machines, La Food Connection est en bonne voie pour rafler la première place.

Nous avons rencontré Marlène, directrice commerciale de La Food Connection, pour qu’elle nous explique comment ils arrivent à gérer un grand nombre de couverts au quotidien

L’utilisation d’une aide numérique est essentielle

L’année dernière, nous avions encore une personne qui prenait son service en début d’après-midi pour la réponse téléphonique. Cette année, nous avons essayé de faire sans ça, pour se reposer uniquement sur Guestonline. Le taux de réservation en ligne est aujourd’hui équivalent à 70%.

Marlène, Food Connection

Ça fait quelques années que les restaurants du groupe La Food Connection utilisent Guestonline. L’outil numérique les aide sur différents points :

1. La gestion des réservations : toutes les réservations sont centralisées sur l’outil, que les clients aient réservé par le site internet, Facebook ou par téléphone. 

2. Le plan de salle : chaque jour, il faut près d’une heure et demie pour gérer le placement. 

3. La communication entre les services : l’outil leur permet de connaître le nombre de groupes, de formules, de régimes spéciaux ou de demandes particulières. 

De l’aveu même de Marlène, si ils n’utilisaient pas Guestonline, ils ne s’en sortiraient pas.

Tout réside dans le personnel  

Gérer de tels volumes au quotidien, ça commence avec des bons éléments et une équipe très soudée.

Marlène, Food Connection

L’organisation est très hiérarchisée : serveurs, runners, barman, hôtesses, chefs d’équipes et managers. Au Canaille Club, ils sont aux alentours de 200 employés, principalement des étudiants. Les hôtesses, managers et le directeur sont formés à l’outil Guestonline, utilisé sur iPad ou sur ordinateur fixe. 

Formation personnalisée de l’équipe du Canaille Club

Gérer un grand nombre de couverts : optimiser le plan de table

Le plan de salle est l’élément le plus important de leur organisation. De l’aveu même de Marlène :

Pour parler en termes financiers, un plan de salle mal fait peut faire perdre de l’argent au restaurateur. Si on optimise mal le plan de salle sur des restaurants avec un tel nombre de couverts, on peut perdre jusqu’à 200 couverts par soir.

Marlène, Food Connection

L’optimisation est un facteur extrêmement important, que l’on fasse 30 couverts ou plus de 1000. Le plan de salle est donc travaillé chaque jour – et même retravaillé, en fonction des aléas climatiques. 

Canaille Club, Toulouse

En bref : comment gérer un grand nombre de couverts ?

Tout est une question d’échelle, mais la solution est la même. Pour 40 ou 400 couverts, Guestonline est parfaitement adapté pour vous aider à gérer un grand nombre de couverts. Les outils principalement utilisés par Food Connection sont:

1. Le système de réservation en ligne, sur leur site internet ou via les réseaux sociaux

2. Le cahier de réservation, pour des plans de table optimisés

3. Le connecteur Lightspeed, pour la caisse enregistreuse

Outre le numérique, le personnel est un des éléments principaux pour s’assurer une bonne gestion du nombre de couverts. Comment allier les deux pour plus de rentabilité ? Découvrez comment outiller le personnel de votre restaurant !

recrutement restauration outils numérique